Excel でSalesforce 上のデータを直接集計して売掛金明細表を作成:CData Excel Add-Ins

by 佐藤孝司 | 2022年07月08日

こんにちは、Operations Manager の佐藤孝司です。

今回は、CData Excel Add-In for Salesforce を使って、Salesforce 上の売上データを、Excel から直接呼び出して集計する具体的な方法を説明します。

Salesforce とは、salesforce.com, inc. (セールスフォース ・ドットコム社)社が提供する、CRM プラットフォームです。Salesforce 上では営業活動に関連する様々なデータが管理されています。CData Excel Add-In for Salesforce を使用すれば、日頃から使い慣れたExcel のUI でSalesforce 上にある最新のデータを集計、分析することができます。

この記事ではSalesforce 上にある最新のデータから、日々の経理業務や会計監査、税務申告などで必要となる売掛金の残高明細を作成しました。CData Excel Add-In for Salesforce を使用すると、本記事トップの画像のような取引先別、請求別の売上明細や売掛金残高明細をExcel 上の操作だけで作成可能です。

※なお、今回の記事で使用している会社名等のデータはジェネレーターでランダムに生成したダミーデータであり、実在の会社とは関係ありません。

Excel Add-In for Salesforce のインストール

下記リンク先の「ダウンロード」から、CData Excel Add-In for Salesforce の30日間無償評価版をダウンロードし、インストールします。

Salesforce Excel Add-In - CData Software Japan


ダウンロードした実行ファイルを開き、画面の指示に従ってインストールを進めます。

CData Excel Add-In 製品をインストールすると、Excel のリボンに「CData」というタブが表示されるようになります。


Salesforce との接続の確立

インストール後、初回接続時等にはSalesforce への接続設定を行う必要があります。CData タブから「新しいSalesforce 接続」を選び、接続情報を入力します。

Salesforce への接続に使用する認証方法は環境により異なります。CData Excel Add-In for Salesforce は、ユーザー資格情報、OAuth、SSO 等の複数の認証方法に対応しています。

詳細は下記のヘルプドキュメントをご確認ください。

CData Excel Add-In for Salesforce - 接続の確立

「接続テスト(T)」をクリックして、上記メッセージが表示されればSalesforce と接続が確立された状態です。

Salesforce から売上情報を取得する。

今回は「invoices」という名称のカスタムオブジェクトに売上管理に必要な情報が登録されているという前提で進めています。CData Excel Add-In for Salesforce で取得できるデータの詳細については、下記URLをご参照ください。

CData Excel Add-In for Salesforce - データモデル

今回売上管理のために使用する項目は下記の表の通りです。

Id

レコードID(必須項目)

Account__c

顧客の名称

Invoice__c

請求書番号

Invoice_Date__c

請求日

Due_Date__c

支払期日

payment_date__c

支払日

Subtotal__c

税抜金額

Grand_Total__c

税込金額

リボンのCData タブの「データの取得」メニューから必要なデータを選択していきます。

CData Excel Add-In のメニューにはショートカットキーが割り当てられるので、使い慣れたExcel のキーボードショートカットで操作することができます。

取得したいテーブルとカラムを選択するとSQL 文が自動で生成されます。選択項目を確認して「OK(O)」を押すとsalesforce のデータがExcel 上に表示されます。

取得したデータをpivot テーブルで集計する

取得したデータはExcel の表形式になっているので、ピボットテーブルを作成したり、関数による集計を簡単に行うことができます。

集計例1:一定期間の売上高を集計

以下の要領で一定期間における会社別、請求別の売上明細を作成することが出来ます。

  1. 値の部分にSubtotal の合計を指定
  2. ピボットテーブルの行の項目にはAccount とInvoice を指定
  3. タイムライン機能で期間を絞り込む

集計例2:一定時点の売掛金残高明細を集計

以下の要領で一定期間における会社別、請求別の売掛金明細を作成することが出来ます。

  1. 値の部分にGrand_Total の合計を指定
  2. ピボットテーブルの行の項目にAccount とInvoice を指定
  3. タイムライン機能で期間を絞り込む(データの最初~当月末の期間)
  4. フィルターにpayment_date を設定し空白と当月末以後の日付を除外

まとめ

CData Excel Add-Ins を使うと、使い慣れたExcel UI でSalesforce をはじめとした様々なSaaS やシステムのデータを直接集計することができます。データ元に変更が加わった場合でも、CData Excel Add-Ins の機能で自動更新できるので、csv を再ダウンロードしたりする必要もありません。

また、今回の記事では触れませんでしたが、Excel 側からレコードを追加したり、更新したりすることもできるので、運用次第ではExcel だけで日々の業務を完結させることも可能です。

CData Excel Add-Ins は250を超えるSaaSやデータソースに対応しているので、普段業務に使用しているものが無いか、以下のリンクからぜひ確認してみてください!

Excel Add-Ins | CData Software Japan

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