電子帳簿保存法にも関連！Box のメタデータテンプレートインスタンスを活用する

by 松本勝成 | 2022年09月02日

今回は、CData Box Driverで新たに加わった、改正電子帳簿保存法などへの対応でも活用できる、Box のメタデータテンプレートインスタンスについてご紹介します。

Box では、メタデータテンプレートインスタンスを使って、コンテンツに関連情報を持たせることができます。

Box

Box は、世界中で数多く利用されているセキュアなコンテンツ管理とコラボレーションを行える、クラウド・コンテンツ・マネジメント・プラットフォームです。
https://www.box.com/ja-jp/

メタデータ

Box では、アップロードされたファイルやフォルダーなどのコンテンツに、メタデータという関連情報を持たせることができます。

例えば、FAXでやり取りした昔の契約書を画像として取り込んだ際に、契約先などの情報をメタデータとして持たせることで、簡単に検索を行えるようにすることができます。

メタデータテンプレート

メタデータとして持たせたい項目を集めて、一つのグループにしたものがメタデータテンプレートです。

テンプレートを作成しておくことで、同じメタデータの項目を複数のファイルなどに設定することができます。

・メタデータテンプレートインスタンス
実際のファイルやフォルダーなどに設定されているメタデータテンプレートの情報が、メタデータテンプレートインスタンスです。

Excel Add-In for Box を使って、Box にあるメタデータテンプレートインスタンスを取得する。

事前準備

Excel Add-In for Box をインストールします。
Excel Add-In for Box

評価版を使えば、30 日間すべての機能を使用できるので、実際の環境で、じっくりと使用感を確かめることができます。

Box

メタデータテンプレートの作成

コンテンツに付与したい項目のメタデータテンプレートを作成します。
- Box の管理コンソールから「コンテンツ」をクリックします。

- ページ上部の「メタデータ」をクリックします。
- 新規作成をクリックします。

- 「テンプレートの名前」をクリックし、テンプレート名を入力します。

- 同様に属性の名前、形式、説明などを入力してテンプレートを作成します。
- 「保存」をクリックします。

・コンテンツにメタデータを付与
- Box でメタデータを付与したいファイルを選択し、右サイドバーにあるメタデータをクリックします。

- 追加をクリックし、使用するメタデータテンプレートを選択します。

- テンプレート名の右にある鉛筆アイコンをクリックし、メタデータの項目に値を設定します。

ファイル一覧の取得

まず始めに、メタデータを付与したファイルの情報を取得します。

メタデータテンプレートの取得

次にメタデータテンプレートの一覧を取得します。

作成したメタデータテンプレートの項目が取得できています。

メタデータテンプレートインスタンスの取得

ファイルに付与したメタデータテンプレートインスタンスを取得します。
メタデータテンプレートインスタンスの取得では、FileIdを指定するので、先ほど取得したファイルのIdをFileIdに指定します。

ファイルのメタデータ情報を取得できました。

全ファイルのメタデータテンプレートインスタンスを取得

メタデータテンプレートインスタンスを取得する場合は、FileIdを指定する必要がありますが、値にSELECTを組み合わせると、全ファイルのメタデータテンプレートインスタンスを一括で取得することもできます。

CData 製品は、あらゆるデータソースをデータベースとして扱うことができるので、欲しいデータをSQL クエリで書けば、自由にデータを取得することができます。

今回は、使用例として、Excel Add-Inを使用しましたが、CData では、Excel Add-In だけでなく、ODBC や、JDBC 、ADO.NET などさまざまな形式で利用できる製品をご提供しています。

https://www.cdata.com/jp/drivers/box/

まとめ

ぜひ、メタデータテンプレート機能を使って、Box をもっと便利に活用してみてください。

この記事では CData Excel Add-In for Box™ 2022 - 22.0.8257.0 を利用しています。

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