Excel を使ってBox にデータを追加したり、Box のデータを編集する方法

こんにちは！ウェブ担当の加藤です。マーケ関連のデータ分析や整備もやっています。

CData Excel Add-In for Box を使えば、Excel から直接Box のデータ取得、追加、編集が可能になります。Box のデータを一度Excel にエクスポートして編集・データソースの一括更新を行えるだけではなく、Excel スプレッドシートに保存されているデータを一括でBox にインポートすることも可能です。

この記事ではExcel Add-In の使い方を説明し、実際にBox データを取得、追加、編集していきます。記事の例ではFiles テーブルを使いますが、同じことがCData Excel Add-In で取得できるすべてのBox データのテーブルに対して実行可能です。

Box への接続を設定

まずは、本記事右側のサイドバーからBox Excel Add-In の無償トライアルをダウンロード・インストールしてください。30日間無償で、製品版の全機能が使用できます。

Box への接続には、Excel Add-in をインストールした後にExcel を起動して、「CData」タブ ->「データの取得」->「取得元：Box」とクリックしていきます。

接続エディタが表示されるので、接続プロパティを入力して「接続テスト」をクリックしてください。プロパティの取得方法について説明します。

Box 接続プロパティの取得・設定方法

Box は、認証にOAuth スタンダードを使用します。Box への認証には、登録アプリのOAuthClientId、OAuthClientSecret、CallbackURL を取得して、接続プロパティに設定してください。詳細はヘルプドキュメントの「はじめに」を参照してください。

なお、Box Driver はBox のファイルの一覧表示やユーザー管理情報の取得用です。Box に保管されているExcel、CSV、JSON などのファイル内のデータを読み込みたい場合には、それぞれExcel Driver、CSV Driver、JSON Driver をご利用ください。

Box データの取得

接続設定が完了したら、いよいよBox のデータを取得してみましょう。

1. 接続が完了すると、以下の「クエリを編集」画面が表示されます。
2. 「テーブル/ビュー」項目の「選択」ボタンをクリックします。テーブル一覧が表示されるので、取得したいテーブルを選択してください。今回はFiles を使います。
3. 以下のようにテーブルのメタデータが自動で取得・表示されます。「最大行数」で取得するレコード数を調整することもできます。新規データの一括入力だけが目的の場合は、1行だけを取得するといったことも可能です。
4. 「シート名」にデータを追加するExcel シートの名前を入力します。デフォルトでは、取得するテーブル名がシート名になります。準備ができたら「OK」をクリックすると、データが取得されます（以下はすべてサンプルデータです）。

Box へのデータの追加・更新

これで、データの取得は完了です。ここからはデータ追加をやっていきましょう。今回は、FilesSample という別シートにあるデータをBox に追加していく、というシナリオで進めていきます。

1. テーブルの最終行の下の行に、別シートを参照する式を入力します。例：=FilesSample!A1。これで、別シートのデータをコピーできました。新たに追加してデータソース側に反映されていないデータは、赤文字で表示されます。注意点として、（読み取り専用）となっているカラムは空のままにしておいてください。
2. 参照用のセルをドラッグドロップして、どんどんデータを追加します。CData Excel Add-In では複数行のデータを一括で追加できます。
3. それでは、Excel で追加したデータを実際にBox に追加してみます。追加する行を選択して、CData リボン内の「行の更新」->「選択された行の更新」ボタンをクリックします。

各行の追加が完了すると、追加した値の文字が赤から黒に変わります。もしエラーなく処理が完了しても文字の色が変わらなければ、「ワークアウトのリフレッシュ」を試してみてください。

データの更新

追加と類似の方法でデータを更新できます。シートに取得したデータを編集すると赤文字になるので、あとは行の更新を実行するだけです。

Box からExcel へのデータ連携には、ぜひCData Excel Add-In をご利用ください

このようにCData Excel Add-In と併用することで、270を超えるSaaS、NoSQL データをExcel からコーディングなしで扱うことができます。30日の無償評価版が利用できますので、ぜひ自社で使っているクラウドサービスやNoSQL と合わせて活用してみてください。

CData Excel Add-In は、日本のユーザー向けにUI の日本語化、ドキュメントの日本語化、日本語でのテクニカルサポートを提供しています。