RPA のPower Automate Desktop でAct CRM データに連携する方法(CSV ファイルの生成自動化)

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Act CRM ODBC Driver

Act CRM ODBC Driver は、ODBC 接続をサポートするさまざまなアプリケーションからAct CRM への接続を実現するパワフルなツールです。

標準のODBC ドライバーインターフェースを使用して、データベースのようにAct CRM データにアクセスし、Companies、Contact、Groups、Opportunities などの読み、書き、更新を実行できます。



ODBC Driver 経由でPower Automate Desktop からAct CRM データを利用可能に



Microsoft のRPA サービス「Power Automate Desktop」は、さまざまなファイルやサービスの処理を自動化できます。Power Automate Desktop では、ODBC インターフェースが利用できるため、CData Software ODBC Drivers を使って、ネイティブではサポートされていない多くのSaaS/クラウドDB のデータを扱えます。この記事ではCData ODBC Driver for Act CRM を使って、Power Automate Desktop からAct CRM データを使えるようにします。サンプルとしてAct CRM データから特定のテーブルを選んで自動でCSV ファイルを生成します。

CData ODBC Drivers のインストールとサービスへの接続設定

ODBC 接続プロパティの指定がまだの場合は、DSN (データソース名)で接続設定を行います。 Microsoft ODBC データソースアドミニストレーターを使ってODBC DSN を作成および設定できます。 ODBC ドライバーのインストール完了時にODBC DSN 設定画面が立ち上がります。 Microsoft ODBC データソースアドミニストレーターを開いて設定を行うことも可能です。 必要なプロパティを設定する方法は、ヘルプドキュメントの「はじめに」をご参照ください。

  • URL
  • User
  • Password
  • ActDatabase

Microsoft ODBC データソースアドミニストレーターで必要なプロパティを設定する方法は、ヘルプドキュメントの「はじめに」をご参照ください。

Authentication セクションのUserPassword プロパティに、有効なAct! ユーザー資格情報を設定する必要があります。認証値に加えて、以下も参照してください。

  • Act! Premium への接続

    認証値に加えて、Act! へのURL も設定が必要です。例:https://eup1-iis-04.eu.hosted.act.com/。

    さらに、接続するActDatabase を指定する必要があります。これは、ご自分のアカウントの[About Act! Premium]メニューのページ右上にある[?]で確認することができます。表示されたウィンドウの[Database Name]を使用します。

  • Act! Premium Cloud への接続

    Act! Premium Cloud アカウントに接続するには、ActCloudName プロパティも指定する必要があります。このプロパティはCloud アカウントのURL アドレスで確認できます。例:https://eup1-iis-04.eu.hosted.act.com/ActCloudName/。

ActCRM メタデータの取得は高負荷になる可能性があることに注意してください。CacheMetadata プロパティを設定して、メタデータをローカルに格納することをお勧めします。

Power Automate Desktop では、設定したAct CRM のDSN 名のほかに、使用するテーブル名が必要です。テーブル名は、ODBC DSN 構成画面の「テーブル」タブで確認可能です。使うテーブルもしくはビューの名前をコピーして控えておくとよいでしょう。

Power Automate Desktop でAct CRM データを利用するフローを作成

Power Automate Desktopでフローを作成していきます。Power Automate Desktopを立ち上げて、「新しいフロー」をクリックします。任意のフロー名を入力して、新規のフローを作成します。

以下の順番でフローを作成していきます。

SQL 接続の設定

Power Automate Desktop から、CData ODBC Driver でAct CRM に接続する場合にはデータベース接続のアクションを使います。まず最初に「SQL 接続を開く」アクションを配置して、先ほど設定したODBC DSN への接続設定を行います。

「SQL 接続を開く」の設定画面で、Act CRM のDSN を「DSN= CData ActCRM Source;」の形で指定します。

SQL ステートメントの実行

続いてデータを取得するクエリを実行するために「SQL ステートメントの実行」を配置します。設定画面に以下を設定します。

  • 接続の取得方法:SQL 接続変数
  • SQL 接続:%SQLConnection%
  • SQL ステートメント:SELECT * FROM Activities
  • タイムアウト:任意

これでSQL でAct CRM にクエリをすることができます。豊富なSQL の設定が可能です。

CSV ファイルの生成

この例では、取得したAct CRM データをCSV ファイルとして保存します。では、CSVファイルの生成アクションを設定します。アクションから「CSV ファイルに書き込みます」を配置します。

取得したアプリのデータが格納されている「%QueryResult%」を書き込む変数に指定します。生成先のファイルパスを指定します。列名を含めたい場合には「Advanced」の「列名を含めます」にチェックを入れます。

SQL 接続を閉じる

最後に、接続したODBC 接続をクローズします。「SQL接続を閉じる」をフローに配置します。

閉じるコネクションを指定して保存します。

これで、Act CRM データをCSV に保存するPower Automate フローが完成しました。実行ボタンを押してオートメーションを実行しましょう。

このように、CData ODBC Drivers と併用することで、200を超えるSaaS、NoSQL データをRDB データのようにPower Automate Desktop からコーディングなしで扱うことができます。