担当者で絞り込んだ商談リストの作成方法～Excel Add-In for Salesforce～

by 小野未雅 | 2024年01月22日 | 最終更新日： 2024年01月22日

はじめに

本記事では、Excel Add-In for Salesforceを使って、担当者で絞り込んだSalesforce の商談リスト作成方法をご紹介します。

今回実現したいこと

Salesforce の営業関連のデータをExcel で絞り込みを行い、各担当者がExcel から各自の営業データのみを参照・書き込みをできるように設定したいと思います。

今回は、Salesforce に登録されている商談のデータを使っていきます。

手順

1.Excel Add-In for Salesforce をインストールする

下記のURLより、製品をダウンロードおよびインストールしてください。
https://www.cdata.com/jp/drivers/salesforce/download/excel/　

2.Excel からSalesforce のデータを取得

Excel Add-In for Salesforce をインストールしたマシンで、Excel を開き、①CData タブ＞②データの取得＞③取得元：Salesforce＞④＋新しいSalesforce 接続にいきます。

接続をつくります。
※今回は、Basic認証で、User、Passward、Security Token を入力しています。

クエリを編集の「テーブル/ ビュー」の一覧から、読み込みたいテーブルを選択して、OKをクリックします。

※今回は、Opportunity （商談）のテーブルデータをSalesforce から読み込みます。

「CDataSalesforce.Opportunity（テーブル）」を選択して、 接続しているSalesforceのアカウントの商談データを一覧で読み込むことができますので、ここで、商談データの項目（カラム名）をチェックしておきます。
例　Name（商談名）、Amount（金額）、StageName（商談フェーズ）、OwnerId（ユーザーID）

3.担当者で絞り込んだ商談リストの作成

今回は、担当者のユーザーIDで検索して、各担当者の商談データを取得できるように設定します。担当者のユーザーIDを確認する手順は下記の通りです。

<手順>

1. Salesforce 画面右上の自分のアイコン[View Profiel] をクリックします。
2. [View Profiel]を開いたら、自分の名前にカーソルを合わせて、クリックします。
3. Salesforce の下記URL よりご確認いただけます。 https://customdomain.lightning.force.com/lightning/r/User/xxxxxxxxxxxxxx/view

※ただし、Excel Add-In で取得した際のユーザー名は、API名が[OwnerId] となります。SQL クエリには、[OwnerId] でユーザーIDを指定します。

担当者で絞り込んだ商談リストの作成を行っていきます。まずは、Opportunity のデータを取得したシートとは別に、新しいシートを作ります。

Opportunity（商談）のデータを取得したシートに戻り、「クエリを編集」をクリックします。

SQLクエリにあったデータをすべて削除して、OwnerId シートに、担当者のユーザーID/ OwnerId を入力すると、指定した項目（Name, Amount, StageName）のデータのみを取得できるように条件を付けます。SQL クエリにSQL文を入力後、「OK」ボタンをクリックしてください。

入力例：SELECT Name,Amount,StageName FROM Opportunity WHERE OwnerId = @OwnerId!A1

【参考】パラメータ化されたクエリの記述：https://cdn.cdata.com/help/RFJ/jp/xls/pg_dataparamx.htm　

※下記は、SQL文内のテーブル名およびフィールド名に関するAPI名とSalesforce の表示名を対比した表です。

＜Salesforce - ナビゲーション項目＞

＜Salesforce - 項目＞

SQL クエリに入力後、OKすると、Opportunity のシートに指定したカラムのみが表示されます。

OwnerId シートのA1に、担当者のユーザーID/OwnerId を入力してみます。

Opportunity のシートに戻って、ワークシートをリフレッシュしてみます。

これで、ユーザーID/OwnerId で指定した担当者の商談状況（Name/商談名・Amount/金額・StageName/フェーズ）をカラム名で絞って参照できるようになりました。

4. Excel からSalesforce データの更新

上記の条件で、Excel からデータの更新を行いたい場合、主キー（Id）をSELECT（取得）する必要があります。
Excel から書き込みを行う方は、SQL クエリのSELECT 文にIdを追加してください。
例：SELECT Id,Name,Amount,StageName FROM Opportunity WHERE OwnerId = @OwnerId!A1

▼書き込みできる例

それでは、実際に商談データをExcel から書き込んでみましょう。

例えば、下記のデータを「Qualification」に更新（書き込み）してみます。Excel に書き込みを行うと、変更箇所は赤字になります。

そして、[行の更新] をクリックして、無事に更新されれば、赤字が黒字にかわります。

Excel で更新を終えましたので、Salesforce でも確認してみます。

Excel で更新した商談のStageName（フェーズ）がきちんと「Qualification」に変更されていました。

これでSalesforce を都度開かずとも、使い慣れたExcel から営業担当者の商談フェーズを更新することができるようになります。便利ですね。

おわりに

本記事では、Excel Add-In for Salesforce を使って、担当者で絞り込んだSalesforce の商談リスト作成方法をご紹介しました。使い慣れたExcel からSalesforce のデータを絞り込んで、担当者ごとに検索をかけられるので、都度Salesforce を開かずとも各営業担当者は自分に関連する情報のみ参照・更新できます。これはあくまで一例ですが、「こんな使い方もできるの？」など気になることがあれば、お気軽にお問合せください。

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